eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronisches Artikelstammdatenmanagement

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Hitschler International GmbH & Co. KG, METRO Group

Köln, Nordrhein-Westfalen
Konsumgüterwirtschaft - Süßwaren
Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR k.a. Mio.

www.hitschler.de

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Partnerunternehmen:

METRO Group Buying GmbH

www.metrogroup.de

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, Hitschler International:

"Wir können bei den Partnern, die mit SINFOS (seit 2012 1WorldSync) arbeiten, davon ausgehen, dass Fehler bei der Abwicklung elektronischer Prozesse nicht mehr aus unvollständigen oder fehlerhaften Artikelstammdatensätzen resultieren können. Die sich anschließenden Prozesse ORDERS und DESADV sind ohne einen lupenreinen Artikelstammdatensatz, wie er jetzt im Datenpool hinterlegt ist, nicht realisierbar."

Das Unternehmen

Die Hitschler International GmbH & Co. KG ist ein unabhängiges, mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz in Köln. Es produziert und vertreibt Süßwaren über die bekannten Vertriebskanäle an den LEH im In- und Ausland.

Zur Zeit werden die Waren über ein Auslieferungslager gelagert, kommissioniert und über Speditionen verteilt. Hitschler bezieht Ware, Rohstoffe und Material von Lieferanten in Holland, Belgien, Italien, Slowenien und Deutschland.

Zum Partnerunternehmen Metro besteht seit mehreren Jahrzehnten eine solide Kundenbeziehung. Hitschler beliefert alle Großmärkte direkt und angeschlossene Unternehmen wie Kaufhof etc. über Auslieferungslager.

Die Ziele

Die Einführung des elektronischen Stammdatenaustauschs bei Hitschler soll das Unternehmen zur Kompetenz- und Technologieführerschaft für elektronisches Artikelstammdaten-Management führen.

Dieses umfasst die Qualitätssicherung der Stamm- und Logistikdaten von Hitschler, sowohl intern als auch bei den Kunden. Daraus wird die Reduktion von Datenfehlern in der gesamten Prozesskette erreicht.

Die aktuelle und zentrale Datenhaltung der Artikelstammdaten führt zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten bei der Übermittlung der Informationen. Dieses resultiert in Schnelligkeit im Handeln, proaktiv und nicht reaktiv.
Somit kann gegenüber den Kunden eine optimale Informationsbereitschaft gewährleistet werden, mit hoher Aktualität und Nachhaltigkeit der Aktivitäten.

Auch für weitere Prozesse ergeben sich Synergien durch qualitativ hochwertige, vollständige und aktuelle Artikelstammdaten. Nachgelagerte Nachrichten, wie beispielsweise die Bestellung, Lieferung oder Rechnung, brauchen nicht mit allgemeinen Stammdaten versehen werden und reduzieren sich somit im Umfang und in der Fehleranfälligkeit. Auch intern kann auf eine zentrale Stelle bei den Daten zurückgegriffen werden, was redundante Datenhaltung vermeidet.

Durch die Nutzung der zentralen Dienste von SA2 Worldsync (ehemals SINFOS) wird eine hohe Effektivität erreicht, da mit einmaliger Belieferung des Pools alle Kunden gleichzeitig versorgt werden. Es muss nur noch eine Stelle mit neuen Informationen beliefert werden.
Resultierend aus den neuen Prozessen werden Beleg-, Versand-, Druck- und Personalkosten erheblich gesenkt.

Das Projekt

In diesem Projekt soll eine elektronische und automatische Übermittlung der Artikelstammdaten von Hitschler an die Metro umgesetzt werden. Dazu werden zunächst bei Hitschler die Artikelstammdaten von einer dezentralen Haltung in eine zentrale Datenhaltung geändert. Die Informationen werden auf Aktualität geprüft. Abschließend werden die Artikelstammdaten aus der zentralen Datenbank in der standardisierten EANCOM®-Nachricht PRICAT an den Datenpool SA2 Worldsync geschickt. Nach einer Prüfung der Daten wird die Metro automatisch mit den benötigten Artikelinformationen versorgt. Dort laufen die Informationen weiter in das Inhousesystem ein.

Im Projekt werden zunächst die technischen und organisatorischen Voraussetzungen bei Hitschler angepasst, um dann den Nachrichtenaustausch zu testen. Am Ende des Projektes soll der Pilot in den Echtbetrieb überführt werden.

Der Nutzen

Der Return of Investment wird nach einem Jahr erwartet.

Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist positiv, sowohl rechnerisch, als auch auf Grund von weichen Faktoren, die sich nicht in Zahlen ausdrücken lassen, jedoch den Unternehmenswert steigern:

  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Hoher Servicelevel für die Kunden
  • Einsatz von modernen Technologien
  • Imagegewinn durch ein modernes flexibles Unternehmen

Der Zeitrahmen

Das Projekt wurde seit Anfang 2003 bearbeitet und wurde im Juli 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Vor dem Start des Projektes ermittelte hauptsächlich der Einkauf manuell (z.B. per Fax) die Basisdaten zu den jeweiligen Artikeln – die so genannten Artikelstammdaten - von den Lieferanten und Herstellerbetrieben. Die Daten wurden handschriftlich an die interne IT weitergegeben. Parallel dazu erfolgte eine schriftliche Ablage. Das gesamte Handling des Einkaufes erfolgte ohne Einsatz von EDV. Bei der IT wurden die Daten für interne Prozesse in die Standardsoftware Charisma eingegeben und zur Erstellung der Artikelpässe manuell herausgezogen. Diese sind dann handschriftlich in die Artikelpässe eingegeben worden. Für fehlende Daten, die nicht in Charisma vorhanden waren, mussten die jeweiligen Abteilungen wieder kontaktiert werden. Im Anschluss gab der Verkauf die Artikelstammdaten in den ausgefüllten Artikelpässen an die Kunden, die eine Anfrage gestellt hatten, weiter.

Organigramm Hitschler IST

Die Zielsetzung

Seit Abschluss des Pilotprojektes wird die Kundengruppe Metro vollständig über den Stammdatenpool SA2 Worldsync (ehemals SINFOS) versorgt. Für 20 weitere Kundengruppen wurde im Echtbetrieb der Austausch der Artikelstammdaten ausschließlich über SA2 Worldsync aufgeschaltet. Aus internen Warenwirtschaftssystem Charisma wird eine PRICAT-Nachricht für SA2 Worldsync konvertiert und an den Pool versendet. Damit sind alle angeschlossenen Handelsunternehmen automatisch innerhalb von 24 Stunden mit den neuen Informationen versorgt. Dadurch entfallen die Bearbeitungszeiten der Artikelpässe, alle Kunden werden immer gleichzeitig mit den aktuellen Stammdaten versorgt und Fehler werden vermieden. Für die weiteren Kundengruppen wird von der SA2 Worldsync-Internetseite ein standardisierter Artikelpass ausgedruckt werden, der an die übrigen Händler per eMail oder Fax versendet wird.

Organigramm Hitschler SOLL
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Meilenstein 1:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
300 Tage Aufwand für die Versorgung von 60 Kunden mit Artikelinformationen - jedes Jahr
Beim Austausch der Artikelstammdaten nach dem bisherigen Verfahren erfolgte immer ein Medienbruch. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 3:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplanes
Betroffene beteiligen
Der Projektleiter analysierte und plante mit Hilfe unternehmensinterner Experten, z. B. dem IT-Verantwortlichen, die ersten Aktivitäten. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 6:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte
Break Even nach 1 Jahr
Die Umsetzung gestaltete sich aufgrund der sorgfältigen Vorplanung und der Einbindung interner wie externer Experten als reibungslos. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 2:
Festlegung/Konkretisierung der Pilotprojektinhalte
Geschäftsleitung muss Projekt starten
Die Geschäftsleitung traf aufgrund der Ergebnisse der Ist-Analyse die grundsätzliche Entscheidung, dass der elektronische Artikeldatenaustausch eingeführt werden soll. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 4:
Gemeinsame Auswahl von Dienstleistern/Produkten
Externe Experten einbinden, sofern intern nicht genügend Know-how oder Ressourcen verfügbar sind
Aufgrund hausinterner personeller Engpässe war rasch festgelegt worden, dass die Optimierung der Abläufe bei der Artikeldatenpflege und die Anpassungen des hauseigenen Warenwirtschaftssystems an SA2 Worldsync (ehemals SINFOS) durch externe Kräfte begleitet werden sollte. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 5:
Qualifikation der Mitarbeiter
Rechtzeitig informieren und qualifizieren
Ein Wandel in den Strukturen und Abläufen des Unternehmens bedeutet für die Mitarbeiter, gewohnte Arbeits-, Denk- und Handlungsweisen ändern zu müssen. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:

Das Ergebnis

Durch die Einführung des elektronischen Stammdatenaustausch von Hitschler zu seinen Kunden wurden mehrere Schritte realisiert, die zu Kompetenz und Technologieführerschaft für elektronisches Artikelstammdaten-Management geführt haben. Dies umfasst die Qualitätssicherung der Stamm- und Logistikdaten von Hitschler sowohl intern als auch bei den Kunden. Daraus konnte die Reduktion von Datenfehlern in der gesamten Prozesskette erreicht werden. Die aktuelle und zentrale Datenhaltung der Artikelstammdaten führte zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten bei der Übermittlung der Informationen.

Die Erfahrungen

Da die Umsetzung parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden musste kam es zu einer zu niedrigen Priorisierung des Projektes. Die eingeplanten Mitarbeiter konnten nicht mit der erforderlichen Zeit an die Aufgaben herantreten. Hinzu kam fehlendes Commitment der Mitarbeiter, die Arbeitspakete im festgelegten Zeitplan durchzuführen. Arbeitsausfälle durch Ferienzeiten wurden in der Projektplanung nicht ausreichend eingeplant. Während der Sommerferien wurde das Projekt für sechs Wochen praktisch eingestellt, da neben dem Tagesgeschäft die Urlaubsvertretung anfiel und somit einfach keine Zeit zur zusätzlichen Projektarbeit übrig blieb. Deshalb sind in Zukunft bei der Zeitplanung von Projekten verstärkt solche Faktoren zu berücksichtigen, um einen planmäßigen Verlauf besser sicherstellen zu können.

Die Zukunft

Nach Möglichkeit sollen weitere Kunden an den Stammdatenpool angebunden werden, um die positiven Effekte stärker nutzen zu können.

Neuauflage: Vertrauenswürdige Produktinformationen weltweit multilateral austauschen (pdf)

SINFOS - Entscheiderbroschüre (pdf)

SINFOS - Umsetzerbroschüre (pdf)