Praxisberichte

Materialklassifizierung und Produktdatenmanagement in SAP R/3

	KS Metallbearbeitung GmbH Spaichingen, Baden-Württemberg Metallverarbeitung 14 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 1,8 Mio. www.ks-metall.de		Tanja Schuhmacher, Projektleiterin: "Mit der Einführung eines innovativen Stammdatenmanagements und der Schaffung von E-Business Anwendungen zu Kunden und Lieferanten positionieren wir uns als strategischer Partner. Gleichzeitig werden die Prozesse durch Standards effizienter und wir steigern dadurch unsere Leistungsfähigkeit."

Die KS Metallbearbeitung GmbH wurde 1983 von Herrn Kurt Schuhmacher gegründet und wird von ihm bis heute geführt.
KS-Metall ist spezialisiert auf die Bearbeitung von Aluminium. Aluminium als einer der faszinierendsten Werkstoffe bietet vielfältige Verwendungsmöglichkeiten in allen Branchen, weshalb Kunden in allen Industriezweigen beliefert werden. Neben der Be- und Verarbeitung von Aluminium besitzt das Unternehmen auch die Werkstoff- und Technologiekompetenz für alle weiteren NE-Metalle und Stahl. Das Leistungsspektrum reicht vom Sägen bis zur Montage. Das prozessorientierte Qualitätsmanagementsystem ist nach ISO 9001 zertifiziert und damit Garant für eine minimale Fehlerquote.

Die Hauptzielsetzung des Projektes liegt in der Entwicklung und Umsetzung einer Materialklassifikation sowie des damit verbundenen Produktdatenmanagements auf Basis der Standardsoftware SAP R/3.

Seit mehreren Jahren hat die Firma KS Metallbearbeitung das Problem, dass die Kundenanforderungen nach elektronischem Datenaustausch über EDI nicht erfüllt werden können. Da die Kunden immer mehr auf integrierte Prozesse und automatisierte Abläufe abheben, sind diese technischen Weiterentwicklungen für die Firma KS Metallbearbeitung außerordentlich notwendig. Auch im Lieferantenbereich wäre der elektronische Datenaustausch bezüglich Prozessgeschwindigkeit und Transparenz unbedingt erforderlich.

Ausgehend von den Anforderungen seitens Kunden und Lieferanten, am elektronischen Datenaustausch hinsichtlich Produktinformationen sowie elektronischer Geschäftsdokumente teilzunehmen, soll durch die Einführung einer standardisierten Produktklassifikation die Basis gelegt werden, kundenspezifische Anfragen sowie Anfragen auf Basis von Produktdatenstandards nach Produkten effizient beantworten zu können. Kernpunkt des Produktdatenmanagements soll die Produktklassifikation eCl@ss werden. Dabei wird auf diese Standardklassifikation gesetzt, da diese einerseits geeignet ist, die interne Datenklassifikation entsprechend abzubilden und den Austausch von Produktdaten mit Kunden und Lieferanten vereinfacht aber auch die Möglichkeit bietet, im Einzelfall eine effiziente Konvertierung in kunden- oder lieferantenspezifische Produktklassifikationen durchzuführen.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes soll untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

Die Umsetzung der obigen Aktivitäten erfolgt auf Basis von SAP. Obwohl SAP bislang als ERP-System ausschließlich für größere Unternehmen eingesetzt wird, d.h. klassisch ab einer Unternehmensgröße von ca. 1000 Mitarbeitern, kann bei der KS Metallbearbeitung ein kosten- und administrationseffizienter Betrieb durch eine teilweise vorkonfiguriertes System (Template) realisiert werden. Dabei trägt auch die Affinität der Geschäftsführung durch ihre bisherigen Tätigkeiten zu SAP R/3 sicherlich positiv bei. Dabei ist allerdings im Hinblick auf den Einsatz von SAP R/3 bei KMU, wie der KS-Metallbearbeitung, der Einführungsansatz zu beachten.

Bei dem hier verfolgten Ansatz wird die Prämisse zugrunde gelegt, dass KMU vielfach keine historisch gewachsenen, komplexen Geschäftsprozesse haben, die unverändert in ein ERP-System übertragen werden sollen und müssen, sondern dass die vorkonfigurierten Geschäftsprozesse des ERP-Systems die meisten Anforderungen unverändert abdecken können. Durch diese Annahme, die sich in der Vergangenheit bei vielen KMU als richtig herausgestellt hat, entfällt die teilweise sehr kostenintensive Anpassung des SAP-Systems an die unternehmensinternen Abläufe.

Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass nicht alle verfügbaren Module innerhalb des ersten Schrittes eingesetzt werden, sondern eine schrittweise Einführung erfolgt. Dies hat einerseits einen Kostenhintergrund, aber andererseits ist dies damit begründet, dass es keinen Sinn macht, alle Module in einem Schritt einzuführen, da die Mitarbeiter typischerweise überfordert sind, neben dem Tagesgeschäfts sich in alle neuen Funktionen des ERP-System einzuarbeiten. Eine schrittweise Einführung begleitet von entsprechenden Schulungen bringt die Mitarbeiter in die Lage, alle Funktionen des Systems in „verdaulichen“ Schritten zu erlernen und steigert die Akzeptanz des Systems und der damit verbundenen, optimierten Geschäftsprozesse, wie den innerhalb dieses PROZEUS-Projektes betrachteten Auftragsbearbeitungsprozesses.

Das Projekt startete am 01.04.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.