Praxisberichte Prozessoptimierung und Kostensenkung mit Hilfe EANCOM-basierender Nachrichtentypen

Das Unternehmen

Der Voggenreiter Verlag schaut auf eine lange Buch- und Verlagstradition zurück und wurde im Jahre 1919 von Ludwig Voggenreiter und Franz Habbels unter dem ursprünglichen Namen „der Weiße Ritter“ in Potsdam gegründet und firmierte kurz später auf den Namen Voggenreiter um.

Seit 1949 ist der Firmensitz Bonn-Bad Godesberg. Kernkompetenzen des international operierenden Unternehmens sind neben der klassischen Verlagstätigkeit mit der Herausgabe von Musikbüchern und Tontdrägern auch der Vertrieb von Musikinstrumenten mit genau darauf abgestimmtem Lehrmaterial sowie Musik-Spielzeug. Neben den traditionellen Vertriebskanal Musik-Einzelhandel kann Voggenreiter mit dem erweiterten Sortiment auch erfolgreich im Buch- und 'Spielwarenhandel sowie bei Fachversendern und in Warenhäusern erfolgreich verkaufen.

Der Partner

KNV ist der Branchenführer im deutschen Buchgroßhandel. Dieses Unternehmen zeichnet sich durch eine innovative Logistik und eine performanten EDI-Infrastruktur aus. Aus diesem Grund bot es sich mit KNV als innovativen Partner an, in die EDI Abwicklung einzusteigen und die internen Prozesse damit zu optimieren und transparenter zu gestalten.

Das Projekt

Die Geschäftsdatenkommunikation läuft aktuell beim Voggenreiter Verlag über die klassischen Kanäle wie: Fax, Telefon und eMail ab. Die Rechnungen werden papierbasiert versendet und verursachen dadurch unnötig hohe Kosten gekoppelt mit erschwerter Prozesstransparenz. Diese Gründe und die stetig steigenden Anforderungen der Handelspartner zum Thema des elektronischen Datenaustausches nimmt der Voggenreiter Verlag als Herausforderung und Chance an, um seine eigenen Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.
Im Fokus des Projekts stehen dabei die folgenden Nachrichtentypen, die auf dem EANCOM Standard basieren.

• ORDERS – elektronische Bestellungen
• PRICAT – elektronische Artikelstammdate
• RETANN – elektronische Retourenankündigung

Der Nutzen

Erwarteter Nutzen für den Voggenreiter Verlag:
1. Kosten/Zeiten für die Bestellabwicklung über Fax, Telefon werden reduziert.
2. Vermeiden von Fehleingaben bei der Bestellerfassung.
3. Die Bearbeitungszeit einer Bestellung wird reduziert.
4. Rechnungen werden nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet.
5. Vermeidung von Auslistung bei großen Kunden (Existenzsicherung).
6. Vereinfachte Retourenbearbeitung
7. Imageverbesserung

Auf der Seite des Projektpartners KNV werden die folgenden Einsparungen erwartet:
1. Die Bestellungen per Fax fallen weg.
2. Die Qualität der Daten im gesamten Prozess erhöht sich.
3. Schnelle Warenvereinnahmung möglich.
4. Die Rechnungsprüfung und -buchung geht schneller bzw. kann automatisiert werden.
5. Reduzierung der Fehlerquote im gesamten Geschäftsprozess.
6. Prozesssicherheit wird erhöht.

Herrmann Henning, Projektleiter des Voggenreiter Verlages sagt dazu folgende Sätze:
"Die elektronische Übermittlung von Belegen zwischen Geschäftspartnern sollte im 21. Jahrhundert eigentlich längst die Regel sein. Bei unseren Kunden, Buch-, Musik- und Spielwarenhandel, existieren hierfür entweder gar keine Standards oder Branchenstandards. Eine branchenübergreifende Lösung, die den elektronischen Austausch von Stammdaten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften ermöglicht, spart Zeit, vermeidet Fehler, beschleunigt den Informationsfluss, sorgt für optimale Kundenzufriedenheit und stellt somit für uns einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar."

Der Zeitrahmen

Das Projekt wurde Ende 2009 gestartet und wird laut Planung im August 2010 abgeschlossen.

Broschüre Voggenreiter Verlags GmbH: "Damit die Botschaft sicher ankommt - EDI-Standards in der Verlagsbranche" (pdf)

Ausgangslage

Beim Beginn des Projekts hatte der Voggenreiter Verlag keine Erfahrungen mit dem Einsatz und der Implementierung von elektronischen Nachrichten in die eigene SAP Warenwirtschaft. Der bisherige Workflow läuft rein über Fax, E-Mail oder telefonisch ab, was zu viel manuellem Aufwand und somit hohen Kosten führt.

Zielsetzung

Voggenreiter hat eine hohe Erwartungshaltung hinsichtlich der Vorteile, die durch die Optimierung der folgenden Geschäftsprozesse eintreten sollen:

- Steigerung der eBusiness-Kompetenz
-> Artikelstammdaten im PRICAT Format austauschen
-> Retourenankündigungen im RETANN Format versenden, um mehr Bewegungstransparenz zu schaffen
-> Rechnungen im INVOIC Format übermitteln, um diese schneller, sicherer und kostengünstiger zu bearbeiten

- Erhöhung der Informationsbereitschaft
-> Durch eine größere Transparenz der Warenströme lassen sich mehr Informationen in kürzerer Zeit verarbeiten

- Verbesserung der Betriebsbedingungen
-> Fehlerfreie Bestellerfassung
-> Schnellere Lieferfähigkeit durch den Großhandel auf Grund der schnelleren Informationsübertragung (Bestellung, Rechnungsfreigabe)
-> Die Verarbeitung von Aufträgen ist auch beim Voggenreiter Verlag wesentlich schneller möglich.

Die elektronische Übermittlung von Belegen zwischen Geschäftspartnern sollte im 21. Jahrhundert eigentlich längst die Regel sein. Bei unseren Kunden aus dem Buch-, Musik- und Spielwarenhandel existieren hierfür vielfach gar keine Standards geschweige denn Branchenstandards. Eine branchenübergreifende Lösung, die den elektronischen Austausch von Stammdaten, Aufträgen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften ermöglicht, spart Zeit, vermeidet Fehler, beschleunigt den Informationsfluss, sorgt für optimale Kundenzufriedenheit und stellt somit für uns einen entscheidenden Wett Wettbewerbsvorteil dar.

Broschüre Voggenreiter Verlags GmbH: "Damit die Botschaft sicher ankommt - EDI-Standards in der Veralgsbranche" (pdf)